¿Dónde dejaste el detalle de lo que charlamos el otro día? ¿Tenés los links de esta tarea que estás haciendo? ¿Te acordás de los puntos que me dejaste de feedback el otro día, los dejaste por email o Slack?

Al que no le pasó esto en alguno de los últimos días de trabajo, que tire la primera piedra. 

Señoras y señores, PPPRRRRR (suenan redobles) les presento una nueva forma de sacarnos de foco y perder el tiempo mientras intentamos trabajar. ¿En qué se te va el tiempo? En recopilar la información que tengo perdida y diseminada por todos los canales de comunicación que usa la empresa. Si, es el infierno personificado. Y dentro de poco van a sumarse los audios a Slack…. Ahhh mi ciela… ahí si que te quiero ver. 

En la pandemia hemos visto organizaciones mutar por completo, forzadas a trabajar de manera remota en su totalidad, algo que hasta ahora no habían siquiera experimentado con un sorbo. En esta transición, vimos desarrollarse sólo 2 de las 4 etapas esenciales para que una Organización se declare remota en su totalidad: la de Imitación y la Funcional. Esto quiere decir que, en principio se intentó llevar a remoto lo mismo que se hacía en presencial, una locura. Sólo luego se empezó a revisar lo que se hacía para replantearse: “Che, y si hacemos esto de otra manera?” 

Las etapas que le siguen, la adopción de asincronía y la etapa final de la intencionalidad casi no han tenido lugar aún, y los equipos ahora comienzan a vivir “la vuelta a la oficina” como si fuera la vuelta a clases pero aún peor: con pánico, y sin herramientas.

Las organizaciones declaran que se vuelven híbridas, muchas porque no les queda opción frente a la demanda de los colaboradores que se niegan a volver a la rutina de perder tiempo valioso en sólo “ir y volver” del trabajo, pero no se dan cuenta que aún, no tienen las herramientas necesarias para que esta nueva normalidad funcione. 

Bueno, podemos hablar de muchas cosas, pero la principal para que un ambiente remoto o híbrido funcione es la COMUNICACIÓN. Y cuando hablo de comunicación, hablo de todos los procesos que se incluyen: 

• Los protocolos y canales de comunicación que delimitan por dónde se habla, qué cosas se discuten ahí y cuándo. 
• El trabajo colaborativo y cómo arraigar los hábitos de trabajo en equipo desde entornos virtuales. 
• Y, la última es la de DOCUMENTACIÓN. En este punto nos vamos a detener en esta nota, porque es lo que más retrasa a los equipos de hoy. 

Entendamos primero que documentar no significa, únicamente, tener los archivos que trabajamos disponibles en la nube. Esa es sólo la punta del iceberg. El gran problema viene luego: Cómo se encuentra lo que guardamos. Veamos todo lo que podemos hacer.

Herramientas para vivir más años

Guardar los archivos en Gsuite es como comprar libros. Ahora tenes montones de libros desparramados. 

¿Dónde armamos la biblioteca? Para eso podes usar Notion o AlmanacDocs. En ambos podes crear sitios que te permiten referenciar todos los archivos que tengas, ubicarlos y agruparlos por tipo, forma, tarea o lo que te parezca y mantener un buscador inteligente a la vez. ::MAGICEMOJI:: o mejor doble ::MAGICEMOJI::

Otra fundamental y que te permite salir de las “listas de lectura” eternas que nunca vas a leer y guardas para cuando tengas tiempo pero no tenes porque ESTÁS BUSCANDO LA INFO QUE GUARDASTE Y NO SABES DONDE ESTABA …. Es Mural. En Mural podes armarte tu propio centro de documentación, meter temas e ideas en distintos murales, agrupar por carpetas, mantener la info catalogada y con notas tuyas, y… compartir todo con quienes quieras! Si, quedó larga la frase, pero así  de mucho se puede hacer en Mural. App similar, Miro. 

Para tareas colaborativas y agendas compartidas: Asana, Monday o Trello.

Protocolos de comunicación

Ay no me gustan las reglas, yo trabajo sola/o y me manejo bien y bla bla bla. Te creo Marta, pero hace falta que aprendamos las reglas básicas de comunicación remota. 

1. Donde empieza la comunicación continúa. Si arrancamos hablando de una tarea por chat, FRENAMOS TODO, y vamos a documentar la conversación en la app colaborativa donde aparezcan nuestras tareas. 
2. Si una discusión comenzó  por email y de ahí surgieron cosas para hacer, se pasan esas tareas a nuestra agenda compartida. No es necesario alguien que se encargue de hacerlo, es un hábito que tenemos que adoptar. 
3. Si me hablas por Whatsapp es porque se te quema algo. Si no necesitas inmediatez, y en esto recurro a tu sentido común, por favor mandame un mensaje por Slack o un email y espera a que te responda. — esta no tiene que ver con documentar, pero nunca está de más repetirlo —
4. Si guardamos archivos, mantengamos nomenclaturas lógicas. Equipo, tema, fecha… puede ser una opción. Pero esta lógica se tiene que mantener en toda la organización para luego entender qué hay dentro de cada documento. 
5. No inventes términos. Por mas que sea gracioso, y que en la reunión que tuviste ese término lo van a entender todxs, hay que pensar en las generaciones futuras. Si ese documento se vuelve relevante y hay nuevos ingresos al equipo, no necesitas perder el tiempo contando esa anécdota al nuevo integrante para que entienda tu “invento super divertido”. Si, la anécdota contala igual en la reunión de onboarding, pero el archivo mantenelo con idioma apto para mortales.

La forma también importa

En comunicación hay algo que destruye fácilmente la confianza y la seguridad psicológica, y esto pasa cuando empezamos a sacar conclusiones de cosas que no se ven, o hablamos de manera subjetiva acerca de cosas que vemos y necesitamos revisar. 

Ejemplo de esto: 

“Se nota que ni te importa lo que estamos hablando, pero a mi si me importa” podría ser mucho más claro si lo enunciamos con “Che, en las ultimas meetings que tuvimos sobre este proyecto no te vi participando, nunca leiste la agenda, y estás dejando todas las notas en los documentos compartidos para leer en otro momento sin definir cuándo” OK.. ahí me parece que nos vamos a entender mucho mas, o no?

Este ejemplo aplica también a la manera en la que escribimos, ya que muchas veces creemos que la otra persona está en nuestra cabeza, cosa que lamentablemente no sucede. –hasta si estuviera en nuestra cabeza puede que entienda las cosas diferentes porque así somos los humanos–. Es super importante que la documentación sea explícita y objetiva. Que vaya al punto en cada párrafo y que además, como si fuera poco, todo lo que lea resulte relevante! porque recuerden que el tiempo es tirano en televisión y también en el trabajo.

Asique–> si vas a compartir un documento, acordate: Título lógico, contenido claro, consistente y con storytelling si amerita, y luego documentá en tu biblioteca dónde está y de qué se trata.